sistem terkecil manajemen

Dalam prinsip manajerial dikenal dengan perencaanaan, pelaksanaan, anggaran, pengawasan dan penilaian suatu managerial itu sukses atau tidak. Sepertinya ada hal yang dianggap kecil namun sangatlah menentukan yang dalam pendapat pendapat seorang manager tidak atau kurang disebut, yaitu dukungan system yang merupakan prasyarat utama sebuah managemen dapat berjalan dengan baik dan sukses manakala terdapat dukungan
system. Jika tanpa dukungan system maka pokok pokok manajerial akan gagal dalam taraf perencanaan dan kalau bisa berjalan tidak akan bernilai positif.

           

                                SISTEM TERKECIL  MANAJEMEN

 

Oleh : Drs Ahmadi Yasin, MSy

Didalam pokok pokok manajerial terdapat rukun (sesuatu yang wajib ada) sedikitnya lima hal padanya, salalah satu ialah perencanaan atau suatu gambaran kongkrit untuk dilaksanakan dengan baik. Dalam perencanaan harus benar benar diperhatikan tentang rencanaan tersebut dalam kemungkinan kemungkinan apakah perencanaan itu dapat dilakuka atau tidak, atau perencanaan tersebut dapat dilakukan dalam jangka pendek (satu tahun ke depan) atau lebih bahkan perencanaan ini baru dapat dikerjakan setelah kurun waktu empat tahun berikutnya. Sebenarnya perencanaan itu yang mestinya dalam pertimbangan logis baru dapat dilakukan diatas empat tahun sesungguhnya itu dapat dilakukan dalam waktu yang lebih cepat namun dimulai dengan bentuk emberio (cikal bakal) yang berikutnya dilakukan secara berkesinambungan, ini menuntut kerja manajer untuk dapat mengambil sikap sehingga ini dapat dilaksanakan dalam bentuk wujud nyata dengan menunggu kesiapan untuk selalu diadakan penyempurnaan.

        Seorang manajer setelah melakukan dan  membuat rencana harus mengikuti perencanaan itu untuk dilaksanakan, dalam pelaksanaan program itu harus benar benar memperhatikan garis garis yang telah dituangkan dalam blureprint (cetak biru) perencanaan tersebut sehinbgga dalam pelaksanaan tidak membias atu melebar dari rencana semula. Namun sekali lagi ditegaskan pelaksanaan yang tepat akan membawa dampak efisiensi (yang merupakan harapan dari pelaksanaan sebuah rencana) atau proyek. Biasanya efisiensi terjadi karena adanya efektifitas dari sebuah pelaksanaan rencana tersebut. Maka yang diperoleh seorang pelaksana ya dua hal tadi : efisiensi (tepat guna) dan efektifitas (tepat sasaran).  Ketika dalam pelaksanaan itu bernilai efektif dan efisien seorang manager dikatakan sebagai piminan yang sukses dan nilai sukses bisa diasumsikansebagai benefit (keuntungan) maka keuntungan itu sama dengan kekayaan (uang). Seorang manager dapat dikatakan sebagai orang yang sukses manakala system yang terbangun memberikan dorongan, sumbangan dan dukungan. Dengan kata lain keberhasilan fungsi managerial itu tergantung pada hal yang disebut DUKUNGAN SISTEM.

          Ketersediaan biaya (Cosh) dalam melakukan kegiatan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan itu atau perencanaan yang sudah matang menjadi sebuah sesuatu yang dapat disebut keniscayaan atau keharusan dalam pelaksanaan sesuatu rencana kalau tidak ingin rencana tinggallah rencana maka harus direncanakan pula kebutuhan biayanya seberapa besar atau seberapa kecilnya biaya itu sehingga dalam pelaksanaannya terukur. Bahkan kalkulasi dari sejumlah biaya itu dalam rencana dapat dilakukkan secara bertahap jika biaya yang harus ditanggung itu besar maka dalam hal ini harus tertuang dalam jadual (skedul) pelaksanaannya. Biaya dalam suatu pelaksanaan suatu rencana atau proyek ini mutlak dibutuhkan satu siasat untuk dapatnya dilaksanakan dengan baik. Maka manager dituntut mencari dukungan yang disebut DUKUNGAN SISTEM tadi walaupun pembiayaan itu relative kecil apa lagi biaya itu besar. Betapapun baiknya perencanaan secara managerial suatu hal bahkan telah memenuhi unsur wajib atau memenuhi rukun managemen : perencanaan, pelaksanaan, pembiayaan, pengawasan, penilaian  semua itu tidak dapat berjalan dengan baik manakala dukungan system itu naïf adanya bahkan bisa dibilang dengan perkataan managemen gagal maka unsur terkecil diluar  lima hal tadi mutlak adanya DUKUNGAN SISTEM tadi.

         Pengawasan terhadap suatu kegiatan yang juga merupakan  hal yang harus menjadi  perhatian khusus bagi seorang manager  adalah pengawasan dikarenakan dalam pelaksanaan sesuatu, apa lagi melibatkan orang lain baik staf maupun bawahan itu akan selalu ada kelemahan kelemahan sehingga fungsi pengawaasan harus berjalan kalau tidak ingin pelaksanaan sebuah rencana yang bersumber dari polecy atasan tidak ingin terabaikan atau diselewengkan, atau resiko paling kecil adalah dikurangi kualitasnya maupun kuantitasnya. Fungsi managerial semuanya harus berjalan dengan baik jika lima fungsi itu berjalan semua maka akan tercipta sesuah hasil kerja atau kinerja positif dan jika salah satu dari fungsi managerial tidak bekerja dengan baik maka kinerja positif dalam penilaian tidak tercapai. Pengawasan akan berjalan dengan baik manakala system yang berjalan didorong terus untuk maju dan sistem berjalan harus dalam koridor yang baik pula, artinya dorongan dan dukungan system berjalan dengan jaminan terpeliharanya usaha peningkatan secara kualitas yang berimbang antara hak dan kewajiban. Dukungan system mempersyaratkan hal ini.

            Secara tertib dan berurutan pokok pokok managerial tersebut  yang ke lima adalah penilain/pengukuran. Suatu program/proyek/rencana hal yang terakhir adalah tersedianya instrument pengukur/penilaian suatu kegiatan/rencana/proyek akan terlihat bagaimana fungsi managerial itu berjalan, akan terlihat manakala dalam pelaksanaan tahap demi tahap dalam prinsip managerial dianggap baik semua. Sehingga seorang manager akan dinilai apakah seorang manager itu berhasil ataukah gagal. Jika parameter (pengukurnya itu adalah prinsip managerial yang lima tadi maka jika kelima limanya sudah terlaksana melampaui nilai 50% lebih besar dari instrument yang dipersiapkan untuk mengevaluasi maka dikategorikan  sebagai managemen positif atau sempurna, dan jika capaiannya lebih besar lagi berarti capaian positifnya lebih besar. Apabila capaiannya lebih kecil dari ketentuan managemen positif maka berarti secara managerial adalah managemen yang gagal. Dengan demikian maka managemen itu berjalan apabila telah memenuhi unsur lima tersebut tidak dikatakan dengan serta merta sukses jika tidak mendapat dukungan dengan penuh dari hal yang disebut DUKUNGAN SISTEM, yaitu dukungan polecy dari seorang yang berhak untuk mengambil kebijakan secara manajerial.

              Kesimpulan : dalam prinsip managerial dikenal dengan perencaanaan, pelaksanaan, anggaran, pengawasan dan penilaian suatu managerial itu sukses atau tidak. Sepertinya ada hal yang dianggap kecil namun sangatlah menentukan yang dalam pendapat pendapat seorang manager tidak atau kurang disebut, yaitu dukungan system yang merupakan prasyarat utama sebuah managemen dapat berjalan dengan baik dan sukses manakala terdapat dukungan system. Jika tanpa dukungan system maka pokok pokok managerial akan gagal dalam taraf perencanaan dan kalau bisa berjalan tidak akan bernilai positif. Demikian semoga bermanfaat.